gross-backoffice – Virtuelle Assistenz

Zu viel Büro und zu wenig Zeit?

Ich bin deine virtuelle Assistentin und nehme dir dein Backoffice ab.

Für Selbstständige und kleine bis mittlere Unternehmen, die im Alltag feststecken. Weil alltägliche Aufgaben wie E-Mails, Termine und Administration Zeit fressen, die eigentlich in dein Kerngeschäft gehört.

Kommt dir das bekannt vor?

→ Dein Postfach kostet dich täglich mehrere Stunden.

→ Termine und Abläufe sind nicht sauber organisiert.

→ Wichtige Aufgaben bleiben liegen und stapeln sich.

Nicht erledigte oder aufgeschobene Aufgaben kosten dich jede Woche Zeit, Energie, Geld und bremsen somit dein Wachstum.

Meine Lösung – deine Vorteile

Ich nehme dir diese Aufgaben konsequent ab und halte dein Backoffice am Laufen.

Deine Vorteile bei einer Zusammenarbeit mit mir:

1. Flexible Stundenzahl je nach Bedarf

Du buchst nur die Unterstützung, die tatsächlich benötigt wird – flexibel und bedarfsgerecht.

2. Keine langfristige personelle Bindung

Keine Arbeitsverträge, lange Kündigungsfristen oder dauerhafte Fixkosten wie bei Festangestellten.

3. Schnelle und unkomplizierte Entlastung

Unterstützung kann kurzfristig und flexibel erfolgen – ohne Kosten und Zeitaufwand für die Personalsuche.

4. Keine zusätzlichen Arbeitgeberkosten

Keine Sozialabgaben, Urlaubsansprüche, Krankheitsausfälle oder laufenden Personalkosten.

Leistungen

1. Backoffice & Assistenz

Ich halte dein Tagesgeschäft am Laufen und unterstütze dich konkret bei:

E-Mail-Management
Terminplanung und Kalenderpflege
Erstellung und Pflege von Dokumenten
Strukturierte digitale Ablage
Kommunikation mit Kunden und Partnern

Ergebnis: dein Alltag ist organisiert, ohne das du selbst an alles denken musst.

2. Personal & Ausbildung

Wenn du Mitarbeitende hast oder wachsen willst, biete ich dir die passende Unterstützung.

Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen
Bewerberkommunikation und Terminorganisation
Pflege von Mitarbeiterdaten und Personalunterlagen
Vorbereitung von Verträgen, Bescheinigungen und weiteren Personaldokumenten
Unterstützung im Onboarding neuer Mitarbeitenden sowie Offboarding
Erstellung von Arbeitszeugnissen anhand von Vorlagen oder Generatoren
Organisation von Schulungen, Seminaren und Ausbildungsterminen
Erstellung strukturierter Einarbeitungs- und Ausbildungspläne
Vorbereitung von Checklisten, Unterlagen und Abläufen für neue Mitarbeitende und Auszubildende

Ergebnis: weniger organisatorischer Aufwand, strukturierte Abläufe und professionelle Unterstützung im HR-Alltag.

3. Struktur & Prozesse

Ich bringe Ordnung in deine Abläufe – effizient und nachhaltig.

Aufbau klarer Ordner- und Ablagestrukturen
Optimierung bestehender Prozesse
Einführung von Abläufen und Routinen
Aufarbeitung liegengebliebener Aufgaben

Ergebnis: weniger Chaos, weniger Rückfragen, mehr Effizienz.

Deine Aufgaben sind nicht dabei?
Kein Problem – neben den aufgeführten Leistungen übernehme ich nach Absprache gerne weitere Aufgaben und Projekte, sofern diese zu meinem Leistungsbereich passen.

Jetzt Erstgespräch vereinbaren

Zusammenarbeit & Preise

Jedes Unternehmen hat andere Anforderungen und Bedürfnisse. Deshalb arbeite ich flexibel und passe mich deinem Bedarf an.

Mögliche Modelle

→ Stundenbasierte Zusammenarbeit
→ Monatliche Stundenpakete

Preisliche Orientierung

→ ab 45 € pro Stunde
→ Monatliche Pakete werden individuell abgestimmt

Im kostenlosen Erstgespräch klären wir

→ Welche Aufgaben dich am meisten Zeit kosten
→ Wie viele Stunden du realistisch abgeben kannst
→ Wie die Zusammenarbeit für dich am meisten Sinn macht

Ablauf

1. Erstgespräch: wir analysieren, wo du aktuell Zeit verlierst
2. Klare Aufgabenverteilung: du gibst gezielt Aufgaben ab
3. Ich übernehme zuverlässig: du hast wieder mehr Zeit

Die Zusammenarbeit ist auf 100% Remote ausgelegt.

Hallo, ich bin Chiara!

Virtuelle Assistentin, Industriekauffrau (IHK) und Ausbilderin (AEVO)

Ich sorge dafür, dass dein Backoffice läuft – strukturiert, zuverlässig und ohne das du dir Gedanken um die Erledigung deiner Aufgaben machen musst. Mein Fokus liegt auf klassischen Sekretariats- und Assistenzaufgaben sowie auf dem Bereich Personal und Ausbildung. Durch meine Ausbildung zur Industriekauffrau kann ich dich aber auch in vielen anderen kaufmännischen Bereichen unterstützen.

Jetzt kostenloses Erstgespräch vereinbaren und Zeit zurückgewinnen.